ПОЛОЖЕНИЕ О ДУКУМЕНТООБОРОТЕ В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЕННОМ ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ДЕТСКИЙ САД КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА №4 «СОЛНЫШКО» Г.БЕЛОГОРСКА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

УТВЕРЖДАЮ:

Заведующий ДОУ

Балакирева О.С. ______________

Приказ от 30.10.2015г. № 305

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

О ДУКУМЕНТООБОРОТЕ В МУНИЦИПАЛЬНОМ КАЗЕННОМ ДОШКОЛЬНОМ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОМ УЧРЕЖДЕНИИ ДЕТСКИЙ САД КОМБИНИРОВАННОГО ВИДА №4 «СОЛНЫШКО» Г.БЕЛОГОРСКА РЕСПУБЛИКИ КРЫМ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2015г.

1.Общие положения

 

1.1.Настоящее положение является нормативным документом, устанавливающим единую систему документирования и работы с организационно – распорядительными и нормативно – правовыми документами в Муниципальном казенном дошкольном образовательном учреждении детский сад комбинированного вида №4 «Солнышко» г.Белогорска Республики Крым (далее – МК ДОУ), которые предназначены для внутреннего использования.

1.2.Положение определяет основные правила подготовки, оформления, организацию работы, контроля, исполнения и хранения документов в МК ДОУ.

1.3.Порядок и правила работы с документами, установленные Положением, обязательны для всех сотрудников МК ДОУ.

1.4.Сотрудники несут персональную ответственность за выполнение требований настоящего положения.

1.5.Ответственность за организацию и состояние документооборота в МК ДОУ несет заведующий МК ДОУ.

2.Типы и виды документов.

 

Документ  – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Регистрация документа – фиксирование факта создания или поступления путем проставления на нем даты и номера, с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

2.1.Стратегические документы – документы, определяющие стратегический и тактический план развития МК ДОУ:

- образовательная программа МК ДОУ;

- программа развития МК ДОУ;

- бюджетная смета.

2.2.Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции МК ДОУ, организацию его работы, права и обязанности и ответственность руководства и специалистов. В МК ДОУ существуют следующие виды организационных документов:

- Устав – свод правил, регулирующих деятельность учреждения, его взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

- Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены стороны деятельности должностных лиц.

- Положение – правовой акт, устанавливающий основные правила организации, деятельности и взаимоотношений сотрудников МК ДОУ.

- Штатное расписание – документ, закрепляющий должностной и численный состав МК ДОУ с указанием фонда заработной платы, в котором указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

- Правила внутреннего трудового распорядка – организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

- порядок приема и увольнения работников;

- права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;

- режим работы и время отдыха;

- меры поощрения и взыскания;

- предоставление отпусков;

- другие вопросы регулирования трудовых отношений в МК ДОУ.

- Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителя.

2.3. Распорядительные документы – документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности МК ДОУ. Распорядительным документом в МК ДОУ является приказ.

- Приказ – нормативный документ, издаваемый заведующим в целях приведения в исполнение принятых решений.

- Инструкция – нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.

2.4. Операционные документы – документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности МК ДОУ:

- служебная записка;

- поручение;

- протокол;

- отчет;

- письмо;

- другие.

 

3.Порядок разработки, подготовки и согласования документов.

 

3.1.Стратегические, организационные, стандартизирующие и распорядительные документы издаются только за подписью заведующего МК ДОУ.

3.2.Операционные документы могут создаваться, передаваться и приниматься любыми другими сотрудниками, обозначенными в соответствующих приказах, инструкциях и других документах МК ДОУ.

3.3.Документы могут быть оформлены как на бумажных, так и на электронных носителях.

3.4.Проект документа разрабатывает группа, сотрудник – инициатор.

3.5.Документ корректируется, согласовывается с заинтересованными сотрудниками и утверждается заведующим МК ДОУ.

3.6.Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе.

4.Организация документооборота.

 

4.1.Под документооборотом понимается движение служебных документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или передачи на архивное хранение.

4.2.Документоооборт включает в себя обработку входящих документов, их регистрацию, передачу документов внутри МК ДОУ, а также обработку, регистрацию, отправку исходящих документов.

4.3.Обработка входящих документов заключается в их приеме, сортировке, регистрации и передаче адресату, осуществляется заведующим ДОУ в течение рабочего дня.

4.4.Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

4.5.Документы регистрируются один раз: входящие – в день поступления, распорядительные, внутренние и исходящие – в день подписания.

4.6.Регистрация документов осуществляется в следующем порядке: распорядительным документам в пределах каждого вида документа присваивается порядковый номер в соответствии с нумерацией, принятой по данному виду документа. При регистрации входящего и исходящего документов в правом нижнем углу указывается регистрационный номер, дата регистрации.

4.7.Передача всех зарегистрированных документов внутри МК ДОУ производится исполнителем. Факт передачи может фиксироваться в соответствующем документе или журнале.

5. Хранение документов.

 

5.1. Документы могут храниться в бумажном и электронном виде.

5.2.Стратегические, организационные, распорядительные и стандартизирующие документы хранятся до момента аннулирования, после аннулирования хранятся в архиве  согласно сроку хранения.

5.3.Операционные документы хранятся не менее 1 года. Далее аннулируются, не актуальные документы уничтожаются.

5.4.В бумажном виде документы должны быть разложены по папкам с соответствующими названиями, с обязательным реестром документов в папке.

6. Контроль исполнения документов.

 

6.1.Контроль исполнения распорядительных документов и поручений заведующего МК ДОУ устанавливается с целью обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений и заданий, зафиксированных в документах.

6.2.Контроль исполнения документов осуществляется одновременно с исполнением документа и носит предупредительный систематический характер.

6.3.Контроль исполнения документов включает в себя:

- постановку документа на контроль;

- сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения поручений;

- доведение этой информации до руководителя;

- принятие необходимых мер по своевременному качественному исполнению документов,  в случае необходимости – внесение предложений о принятии мер дисциплинарного воздействия к нарушителям.

6.4.Обязательному контролю подлежит исполнение служебных документов, в которых определены сроки исполнения, либо имеются поручения или указания о подготовке и предоставлении докладов, ответов, предложений, заключений и выполнении других конкретных мероприятий.

6.5.Персональную ответственность за организацию контроля и состояние исполнительской дисциплины в МК ДОУ несет заведующий, который ведет учет всех документов, имеет всю необходимую информацию о ходе исполнения контролируемых документов, периодически напоминает исполнителям о приближении и истечении сроков исполнения документов и принимает все необходимые меры по обеспечению своевременного исполнения документов или продления срока в установленном порядке.

 

7. Снятие документа с контроля.

 

Приказ, поручение считаются выполненными при условии, если:

- выполнены все установленные задания;

- оформленная по всем правилам справка (отчет, ответ) за подписью исполнителя представлена заведующему;

- результаты рассмотрения контрольных документов должностным лицом, которому давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все подписанные им документы отправлены адресатам;

- заинтересованным лицам сообщены результаты рассмотрения.

Решение о снятии документа с контроля принимается тем должностным лицом, которым было дано поручение по его выполнению. Снятие документа с контроля осуществляет заведующий МК ДОУ.